Communiquer, c’est choisir

 

Comment faire pour présenter en 15 mn le résultat d’un travail de 3 mois ?

Pour avoir un maximum de valeur ajoutée, vous devez renforcer votre aptitude au choix,  votre capacité à ne pas tout dire et ne pas tout faire en même temps.

Concrètement, cela renvoie à deux bonnes pratiques  de communication qui doivent devenir des réflexes : savoir choisir un objectif (pourquoi je parle ?) , et savoir choisir sa cible (à qui je parle ?).

 

 

Choisissez d’abord votre objectif : c’est le résultat que vous voulez atteindre

On vous imposera souvent le thème ou le sujet d’une réunion (Ex : « venez-nous faire un point sur votre projet »). Mais l’objectif, c’est l’intention que vous, acteur de la communication, allez y mettre. Cette intention se traduit concrètement par le résultat que vous voulez atteindre : pourquoi devez-vous prendre la parole et que voulez-vous obtenir de vos interlocuteurs ?

Il peut y avoir des cas, notamment dans des contextes de crise, où la réponse à cette question est « il vaut mieux ne pas prendre la parole maintenant ».  Si ne pas communiquer est votre choix, et permet à votre intention de mieux se réaliser, alors vous aurez gagné beaucoup de temps et le silence sera votre meilleure communication !

Dans tous les autres cas, pour gagner en efficacité, nous vous encourageons à passer quelques minutes à définir votre objectif en termes de « résultat à atteindre à la fin de la réunion ».

Prenons un exemple :

 

Vous êtes DRH d’une entreprise et votre équipe a travaillé pendant plusieurs semaines pour redéfinir les processus de gestion et de remboursement des frais professionnels dans votre entreprise. Vous avez décidé de mettre en place un logiciel pour automatiser le traitement des notes de frais.

 

Vous allez présenter aux collaborateurs de l’entreprise le nouveau logiciel qu’ils vont utiliser.
L’objectif de votre présentation n’est pas de « présenter le nouvel logiciel » ;  l’objectif réel de votre présentation est de « convaincre vos collaborateurs d’utiliser ce logiciel dès que possible ». En d ‘autres termes, pour que votre présentation soit réussie, il ne suffira pas que vous passiez 1h à leur expliquer comment fonctionne le logiciel et tout ce qu’ils pourront faire avec…

 

Il sera beaucoup plus efficace de vous concentrer sur les obstacles qui pourraient les empêcher d’utiliser volontairement ce logiciel. Et votre présentation sera terminée, et réussie, seulement lorsqu’ils seront convaincus – ou dès qu’ils seront convaincus !

 

Choisissez à qui vous vous adressez et adaptez votre discours

1 : processus détaillé

Pour illustrer notre propos, poursuivons l’exemple précédent et imaginons que votre équipe ait préparé le schéma ci-après pour expliquer aux futurs utilisateurs le processus de traitement des notes de frais avec le nouveau logiciel.

Votre équipe a mis des semaines à mettre au point ce processus et à bien le schématiser. Le développeur du logiciel l’a trouvé très bien car il décrit parfaitement tout le processus. Lorsque vient le moment de former les utilisateurs, la tentation est donc grande de réutiliser le même schéma.

Mais rappelez-vous votre objectif : que vos collaborateurs utilisent cet outil. Un des messages que vous souhaitez faire passer est que cet outil va leur simplifier la vie, et réduire le délai dans lequel ils seront remboursés.
Est-ce que le schéma 1 ci-contre va produire cet effet ?

La valeur ajoutée d’un schéma, c’est de simplifier une réalité complexe pour permettre une compréhension plus rapide de cette réalité.

2 : représentation simplifiée

 

C’est pourquoi les schémas sont particulièrement utiles dans des situations de formation. Dans notre exemple, pour aider l’utilisateur de cet outil à comprendre les grandes lignes de ce qui se passe entre le moment où il fait une demande de voyage, et le moment où il part, vous aurez besoin d’utiliser un schéma plus simple comme le schéma 2.

 

Bien sûr, si vous donnez au développeur seulement le schéma fait pour la formation, il n’aura pas les bonnes informations pour remplir sa mission. D’un autre côté, si l’utilisateur doit se faire une idée de ce qu’il aura à faire à partir du schéma prévu pour le développeur,….nous pouvons supposer qu’il refusera d’utiliser l’outil, et vous n’aurez pas atteint votre objectif !

 

Cet exemple peut paraître caricatural, mais si vous réfléchissez, combien de fois avez-vous rencontré des spécialistes techniques (informaticien, comptable, professeur, garagiste, juriste, médecin….) qui vous ont infligé des schémas ou un langage incompréhensibles ? Ne faites pas la même chose !!

[A lire en complément : Anticiper les objections pour mieux convaincre.]

 

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