Email : comment être lu ?

La semaine dernière, je participe à un séminaire. Après avoir longuement tourné en voiture dans le quartier, un tiers des participants arrive en retard, ne sachant pas qu’il y avait un parking près de la salle de réunion. Deux autres s’étonnent que la réunion se termine à 18 h et précisent qu’ils devront partir plus tôt. La moitié seulement a pris connaissance des documents préparatoires. Pourtant, toutes ces informations figuraient dans un mail qui leur a été adressé dix jours auparavant par l’organisateur du séminaire.

Que s’est-il passé ?

 

« Ça ne me dit rien…, tu es sûr que tu me l’as envoyé ? »

« Je l’ai vu, mais je n’ai pas eu le temps de le lire… »

« J’avais pas vu qu’il y avait une pièce jointe…! »

Un cadre reçoit en moyenne 60 mails par jour. A un poste de direction dans une grande entreprise, on atteint très vite la centaine. Cette inflation a un impact, désormais bien connu, sur le travail des cadres destinataires de cette avalanche d’e-mails : Comment filtrer ? Comment ne pas perdre trop de temps à trier et lire ses mails ? Comment ne pas rater une information importante ? Comment survivre à ce stress ? *

Plaçons-nous maintenant côté émetteur : être lu devient un défi. Pour le relever, il faut tout d’abord s’affranchir de la croyance que tout mail envoyé est reçu, lu, compris et pris en compte ! Puis revoir nos stratégies de diffusion d’information.

Reprenons l’exemple de notre mail de convocation au séminaire : il ne traitait pas d’une problématique business mais d’une réunion interne, il n’émanait ni d’un client ni d’un supérieur hiérarchique des destinataires, il concernait une échéance somme toute lointaine (dix jours dans le temps du mail, c’est une éternité…). Autant dire qu’il avait de bonnes chances de passer inaperçu !

Il existe quelques règles simples pour maximiser vos chances d’atteindre votre destinataire :

Règle n°1 : toujours s’interroger sur le canal de diffusion

  • Le mail est-il toujours le meilleur canal ? Si oui, sollicitez un retour.
  • En fonction de l’enjeu, investissez le temps nécessaire pour le doubler d’un appel téléphonique quelques jours plus tard et vérifier sa prise en compte.
  • Pensez aussi à l’utilisation des SMS : dans le cas précis de notre séminaire, un rappel le matin même, sous la forme « Nous vous attendons de 9h à 18h ! N’oubliez pas le parking rue des Plantes. », aurait évité du temps perdu et du stress.

Règle n°2 : choisir le bon timing

  • L’information est-elle parvenue au moment opportun ? Trop tôt ? Trop tard ?
  • L’envoi en avance permet au destinataire d’anticiper. La relance permet de réactiver l’essentiel en temps utile.
  • Envoyez les documents préparatoires une semaine auparavant, mais les informations pratiques 48 h avant maximum.

Règle n°3 : travailler la visibilité de votre mail

  • Soignez l’objet : il doit être explicite, capter l’attention et donner envie de vous lire.
  • Dans le corps du mail, mettez en avant les informations importantes (aération du texte, couleur, tailles de police) : elles doivent être vues au premier coup d’œil lors du « tri » des mails.

Règle n°4 : travailler l’efficacité du message

  • Soyez court : sélectionnez seulement ce dont le destinataire a besoin.
  • Une cible, un mail : évitez les mails fourre-tout dans lesquels chacun doit retrouver ce qui le concerne.
  • Sollicitez explicitement vos destinataires : ils doivent savoir dès l’entête du message pourquoi ils sont destinataires de ce mail et ce que vous attendez d’eux.
  • Partez du principe qu’une pièce jointe non sollicitée n’est pas lue. Les informations essentielles doivent figurer dans le corps du mail.

 

* Lire à ce sujet l’excellent article de Business Digest « Infobésité : comment endiguer la surcharge informationnelle » (n °220, octobre 2011) d’après « Overload! How Too Much Information Is Hazardous to Your Organization » de Jonathan B. SPIRA, Wiley, juin 2011.

 

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