Comment organiser des réunions téléphoniques efficaces ?

« On se fait un call ? » Outil fabuleux pour gagner du temps et des frais de déplacement,  la réunion téléphonique se transforme en souffrance dans de nombreuses entreprises. Surtout quand il s’agit de « points projets » qui durent plusieurs heures et réunissent jusqu’à 15 participants ! Un de mes clients me faisait part dernièrement de sa difficulté à maintenir l’attention des participants en réunion téléphonique. Voici donc quelques clés pour préserver l’efficacité de vos réunions téléphoniques.

Soignez la logistique
Veillez à envoyer le numéro d’appel et les documents utiles à temps. Rappelez aux participants de les avoir sous la main pendant la réunion. Fuyez l’open-space et installez-vous dans un endroit calme, équipé d’un téléphone avec un micro de bonne qualité.

Privilégiez un format court
Au-delà d’une demi-heure, on se remet à faire autre chose en parallèle : préférez un point de 15 minutes tous les 2 jours, plutôt qu’une réunion fleuve de 2 heures chaque semaine. Prévoyez toutefois du temps pour les échanges liés aux aléas techniques : « Pouvez-vous parler plus fort… », « Y’a comme un écho …. Tu es sur haut-parleur… ? », « Attendez, je vous rappelle d’une salle de réunion… », « Je crois que je n’ai pas le bon numéro de réunion… ».

Limitez le nombre de participants
Au-delà de 4 ou 5 points d’appel téléphonique et de 8 à 10 personnes, les autres participants ne sont que « spectateurs » et on décroche beaucoup plus vite si on n’est pas participant actif : envoyez-leur plutôt le compte-rendu des échanges. Par ailleurs, un groupe trop nombreux ne favorisera pas l’expression des plus discrets.

Soyez très structuré
Ayez un ordre du jour précis, énoncez-le et veillez à ce qu’on s’y tienne : une réunion téléphonique nécessite d’être plus précise et structurée pour éviter que les échanges ne se prolongent.

N’abordez pas de sujets complexes
La réunion téléphonique se prête bien aux points d’avancement, ou à la résolution de problèmes très précis. Pour la réflexion stratégique, nécessitant l’expression de la vision de chacun, et le débat, préférez l’organisation d’une « vraie réunion ».

Commencez à l’heure
Autant il est compréhensible d’attendre les retardataires quelques minutes pour une réunion en face à face, autant c’est inconcevable au téléphone. Si la réunion tarde à démarrer, les participants déjà en ligne vont se remettre à lire leurs mails et à pianoter sur leur ordinateur : ils auront décroché avant même que la réunion ne commence !

Organisez la prise de parole
Dès le début de la réunion, énoncez les présents et précisez l’organisation des échanges pour éviter la cacophonie. Dans le cas de participants nombreux et ne se connaissant pas, demandez à chacun de s’identifier avant de prendre la parole (« Oui, ici c’est Sophie D., du marketing Europe, je pense que… »).

Ayez un rythme de parole et une élocution adaptés pour pallier la mauvaise qualité du son. Rappelez cette règle à vos participants.

Privilégiez le partage de documents pour s’assurer que tout le monde visualise la même chose (Webex, Skype, Teamviewer…). En mobilisant la vue en plus de l’ouïe, ces supports vont favoriser le maintien de l’attention.

Ajoutez de la vidéo dès que c’est possible
Au téléphone, il est impossible de tirer parti des signaux non-verbaux de vos interlocuteurs, tels que les moues, les haussements de sourcil : la moitié de la communication vous échappe. Il existe aujourd’hui des outils de chat vidéo simples qui ne nécessitent pas l’équipement lourd d’une salle de visioconférence : dès que vous le pouvez, ajoutez l’image pour favoriser une meilleure compréhension et renforcer encore l’attention de vos participants.


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