Encadrer les pratiques de communication : un rôle central du management !

Avalanches d’e-mails, intranets débordants d’informations non hiérarchisées, SI décisionnels toujours plus nombreux, réseaux sociaux, blogs d’experts, réunions sans fin et open spaces « favorisant les échanges informels » : avez-vous déjà eu le sentiment de ne plus savoir où donner de la tête ? Face à cette inflation de l’information, dont vous, managers, êtes les premières victimes, vous devez développer des stratégies de survie :

pour endiguer la surcharge informationnelle, sous peine d’être victime « d’infobésité ». Cette nouvelle maladie du siècle peut vous conduire tout droit à la paralysie décisionnelle, à des erreurs d’appréciation des priorités, quand ce n’est pas, plus simplement, à la dépression  [lire à ce sujet « Overload ! : How Too Much Information is Hazardous to your Organization » de J. B. Spira] ;

pour vous faire entendre au milieu de tout ce vacarme : avez-vous remarqué comment le mail n’est plus le meilleur moyen d’obtenir une réponse rapide ? Comment il est désormais difficile de conserver l’attention des participants d’une réunion quand ils sont tous bombardés d’informations plus « intéressantes » que la vôtre via leur smartphone ? Vous devez plus que jamais muscler vos stratégies et vos pratiques de communication : savoir capter l’attention, s’assurer d’être compris, guider vers l’action attendue est désormais vital.

Mais il est également de votre responsabilité d’encadrer les pratiques de communication de vos collaborateurs pour développer l’efficacité de vos équipes !

1 / partagez des règles « d’efficacité communicationnelle » : elles doivent être simples, adaptées à votre culture d’entreprise et partagées par tous. Définissez par exemple quand on utilise l’e-mail et quand il est préférable d’organiser une réunion. Précisez quels sont les standards de rédaction et d’adressage des mails. Et comme en cette matière il est difficile de tout codifier, prévoyez des moments d’échange avec vos équipes sur les problématiques de circulation de l’information.

2/ formez vos collaborateurs : 50% des cadres considèrent que communiquer est une de leurs missions centrales mais qu’ils ne sont pas formés pour le faire. On a vu comment la mise à disposition de la messagerie sans aucun accompagnement a pu nuire à l’efficacité des équipes, voire à la qualité des relations dans l’entreprise ! Rédiger des mails qu’on a envie de lire, animer des réunions qui atteignent leurs objectifs, être compréhensible par des publics moins techniques que soi, être à l’aise en présentation, ça s’apprend !  Et c’est même une des compétences clés des cadres aujourd’hui [ lire à ce sujet « Savoir communiquer : une compétence clé en 2013«  ].

3/ évaluez régulièrement la qualité de la communication de votre équipe : il est possible de gagner notablement en efficacité au sein d’une équipe en travaillant sur des critères objectifs liés à

la qualité intrinsèque des contenus échangés : sont-ils clairs, efficaces, concis, orientés vers l’action ?

l’efficacité des échanges au sein du groupe : sont-ils assez nombreux ? sont-ils pertinents ? respectent-ils le temps de l’action ? celui de la réflexion ?

Nous reviendrons dans un prochain article sur ce travail d’évaluation de la communication et sur les critères que nous utilisons au quotidien avec nos clients. Et vous, comment faites-vous pour améliorer l’efficacité de vos équipes ?

 

 

 

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