Présentation budgétaire : comment s’en sortir ?

 

Hormis pour quelques super-héros, qui sévissent en général dans les services financiers, la présentation d’un budget, c’est très rébarbatif !

Mettez-vous une seconde dans la peau de celle ou celui qui reçoit, l’un après l’autre, des responsables de services venus lui présenter leurs prévisions budgétaires pour l’année prochaine. En écoutant leur présentation, vous allez chercher à évaluer

– l’adéquation entre les priorités stratégiques de l’entreprise et les hypothèses prises par votre interlocuteur

– la capacité du gestionnaire à mettre en œuvre ce qu’il raconte

– le risque pour l’entreprise si le budget n’était pas respecté.

Or le plus souvent, les personnes qui présentent un budget ne répondent pas à ces questions ! Car leur objectif est tout autre : elles ont souffert pour produire ce qu’elles vont présenter, et il est hors de question que vous ne compreniez pas à quel point !

Du coup, vous allez immanquablement

1) entendre (en accéléré) toutes les hypothèses qui n’ont pas été retenues (pour vous faire bien comprendre qu’il y a eu du boulot, et qu’on n’ a pas fait ça en 5 minutes)

2) vous user les yeux sur les 500 cases du tableau Excel, remplies de chiffres en police 8 (parce qu’il faut avoir toutes les infos avec soi au cas où il y aurait une question pointue)

3) passer au rendez-vous suivant au bout d’une heure, avec un sentiment de frustration, juste au moment où votre interlocuteur commençait à faire le lien entre son tableur et vos priorités stratégiques ou opérationnelles !

Pour éviter cela, si vous devez présenter un budget, prenez donc le temps de rendre votre discours accessible au commun des mortels avec les astuces suivantes :

1) ne montrez pas un seul tableau de chiffres dans les 5 premières minutes de votre présentation

2) mettez en avant ce qu’il faut retenir de votre budget, pas comment vous l’avez construit : en quoi les partis pris de ce budget permettent-ils d’atteindre les objectifs stratégiques du service ?quelles sont les nouveautés de l’année ? où sont les hypothèses risquées ? comment les risques sont-ils pris en compte ? etc.

3) si vous ne pouvez pas vous retenir de monter des chiffres, extrayez de vos tableaux les données qui illustrent vos propos, et affichez-les en gros sur un support visuel (slides, paper-board, tableau blanc…)

4) ayez à portée de main vos « annexes » (les 500 cases en police 8) que vous maitrisez bien entendu sur le bout des doigts en cas de question pointue. Mais ne perdez pas de vue que leur contenu n’est pas le sujet de la présentation budgétaire !

 

 

 

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