Comment organiser des réunions téléphoniques efficaces ?

« On se fait un call ? » Outil fabuleux pour gagner du temps et des frais de déplacement,  la réunion téléphonique se transforme en souffrance dans de nombreuses entreprises. Surtout quand il s’agit de « points projets » qui durent plusieurs heures et réunissent jusqu’à 15 participants ! Un de mes clients me faisait part dernièrement de sa difficulté à maintenir l’attention des participants en réunion téléphonique. Voici donc quelques clés pour préserver l’efficacité de vos réunions téléphoniques.

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Email : comment être lu ?

La semaine dernière, je participe à un séminaire. Après avoir longuement tourné en voiture dans le quartier, un tiers des participants arrive en retard, ne sachant pas qu’il y avait un parking près de la salle de réunion. Deux autres s’étonnent que la réunion se termine à 18 h et précisent qu’ils devront partir plus tôt. La moitié seulement a pris connaissance des documents préparatoires. Pourtant, toutes ces informations figuraient dans un mail qui leur a été adressé dix jours auparavant par l’organisateur du séminaire.

Que s’est-il passé ? [suite]

Oubliez ce que vous avez appris à l’école !

Nous sommes tous victimes de notre éducation scolaire « à la française » ! L’école nous a transmis certaines idées reçues sur la manière de rédiger ou de s’exprimer à l’oral. Nous avons intérêt à nous en débarrasser pour communiquer efficacement dans un environnement professionnel.

Idée reçue n°1 : celui qui en dit le plus long sur un sujet est le plus compétent

Nos professeurs nous ont longtemps encouragés à être « capables de remplir deux copies doubles » pour évaluer notre maîtrise d’un sujet. Or on s’aperçoit au fil du temps que, pour convaincre, c’est la pertinence du propos, bien plus que son exhaustivité, qui prime. Savoir sélectionner, dans toute la matière dont on dispose, le nécessaire est suffisant pour emporter l’adhésion et atteindre son objectif de communication. [suite]

Vos équipes communiquent-elles efficacement ?

La  qualité de la communication au sein d’un collectif est un facteur d’efficacité. Et vos équipes ? Communiquent-elles efficacement ?

Aujourd’hui, une très grande partie de la communication au sein d’une équipe passe par le mail, qu’il s’agisse de communication entre le manager et son équipe,  entre les membres de l’équipe ou encore vers d’autres équipes. Vous voulez évaluer l’efficacité de la communication au sein de vos équipes ? Commencez par faire l’analyse de l’utilisation du mail. [suite]

Parlez-vous dans le vide ?

Cette réunion est importante. Vous avez passé un long moment à la préparer. Vous savez que vous devez être « bon ». Mais comment évaluer si votre message est bien passé ?

Avez-vous l’habitude de fixer des objectifs clairs à vos actions de communications ? La plupart des gens ne le font pas. Et pourtant, c’est le seul moyen d’évaluer l’efficacité de votre communication ! Fixez un objectif clair à tout document, présentation ou situation d’interaction important. Et mesurez si vous l’avez atteint ! [suite]

Communiquer, c’est choisir

 

Comment faire pour présenter en 15 mn le résultat d’un travail de 3 mois ?

Pour avoir un maximum de valeur ajoutée, vous devez renforcer votre aptitude au choix,  votre capacité à ne pas tout dire et ne pas tout faire en même temps.

Concrètement, cela renvoie à deux bonnes pratiques  de communication qui doivent devenir des réflexes : savoir choisir un objectif (pourquoi je parle ?) , et savoir choisir sa cible (à qui je parle ?).

 

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Votre smartphone au service de l’efficacité de vos présentations

Nous l’avons écrit à maintes reprises sur ce blog : dans toute situation de présentation, votre introduction sert à capter l’attention et à rassurer l’auditeur sur 2 points : pourquoi il est là, et quel intérêt il a à vous écouter.

Pour cette raison, votre introduction doit être percutante : bien construite, précisant rapidement votre objectif, vos idées clés, et annonçant la structure de votre intervention, elle doit être courte (pour ne pas être interrompu), claire et fluide.

Or, pour gagner en fluidité, il n’y a qu’un secret : répéter, répéter et encore répéter. Et c’est là que votre smartphone, qui vous sert déjà à tant de choses, peut vous aider à progresser notablement :

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4 conseils pour répéter vos présentations

Vous êtes convaincu que la présentation se passera mieux si vous répétez avant. Mais vous, ou certains membres de votre équipe, avez peur de perdre du temps dans cet exercice, si peu habituel dans nos contrées…

Voici donc quelques conseils pour tirer le meilleur de votre séance de répétition : [suite]

Pourquoi répéter vos présentations ?

Un de mes clients me confiait récemment qu’il ne souhaitait pas rendre public le fait que nous avions répété ensemble la présentation qu’il allait faire. Il pensait que cela risquait d’affaiblir son image de « super-manager »…et pourtant, sa présentation auprès du Comité de Direction d’une grande entreprise française fut un succès total, en grande partie grâce à son implication dans la répétition avec son équipe !

On oublie que les artistes, sportifs ou orateurs géniaux [suite]

3 clés pour réduire les malentendus

« Je te parle, tu ne m’écoutes pas, tu ne me comprends pas et tu me réponds »

C’est toute l’essence de la communication que décrit Dominique Wolton (in McLuhan ne répond plus, 2009) dans ce propos, et c’est en même temps ce qui fait notre quotidien.

Les malentendus naissent à chaque étape de ce processus : la parole n’est pas simple, l’écoute ne fonctionne pas, la compréhension n’est pas validée, donc la réponse n’est pas fondée….

Comment réduire alors ces imperfections, inhérentes à notre statut d’être parlant, et pourtant nuisibles pour une communication efficace ? [suite]